Excelfunktionalitäten in Microsoft Dynamics NAV

In der heutigen Zeit sehen sich viele Unternehmen unterschiedlichster Branchen einem verstärkten Wettbewerb ausgesetzt. Um in diesen schwierigen Marktbedingungen bestehen zu können, bedienen sich die ERP-Nutzer vorhandener Daten. Diese sollen als Basis für notwendige Geschäftsentscheidungen dienen [1] und die Produktivität steigern. [2] Insbesondere weniger IT-affine User benötigen für Analysen und Berichte eine einfach zu bedienende und intuitive Umgebung. Ein bekanntes und beliebtes Analysetool ist Microsoft Office Produkt Excel. [1]

Microsoft Dynamics NAV 2013 bietet über das für den Endnutzer konzipierte Excel Add-in die Möglichkeit spontan Reports zu erstellen. Es bietet Anwendern die Gelegenheit einfach und benutzerfreundlich Ad-hoc-Berichte zu generieren. Das Excel-Add-In erweitert die bereits bekannte Funktionalität „Senden an Excel“. Die Neuerungen erlauben es Daten zu nutzen, zu bearbeiten und einen eigenen Bericht für diese zu erstellen. Bei Änderungen der Daten in NAV können diese von Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten aktualisiert werden. Der Report bleibt dadurch zeitgemäß und kann an weitere Nutzer verbreitet werden. [1]

Mit Excel als Hilfsmittel für Berichte können bspw. Budgets im- oder exportiert oder auch Dimensionen analysiert werden. [3] Daten, die für den gewünschten Bericht benötigt werden, können in Tabellen und Listen einfach ausgewählt werden. [1] Die Auswahl kann zeilenweise erfolgen oder komplett mit Hilfe des Shortcuts Strg-A. Nach dem Auswählen können die Daten mit der bekannten copy/paste Funktionalität (Strg-C und Strg-V) bidirektional weiterverwendet werden. [4] Die erstellten Analysen können dynamisch sortiert und Kennzahlen ansprechend visualisiert werden. [2]

Hier ein Beispiel: Es besteht die Möglichkeit die Analysen aus einer beliebigen Liste in Microsoft Dynamics NAV zu starten, bspw. die Debitorenposten. Via „Senden an Microsoft Excel“ werden die ausgewählten Zeilen komplett übertragen. [1]

​Abb. 1: Debitorposten

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Eine weitere Neuerung besteht in der Möglichkeit die Daten eines Reports direkt aus einer Request Page heraus über die Schaltfläche „Drucken“ an Excel zu senden. Diese Funktion vereinfacht die Übertragung der Daten an Excel. [4] Grundvoraussetzung um Berichte dieser Art erstellen zu können, ist die Lokalisierung der relevanten Daten in NAV. Es müssen keine Anpassungen im Programmcode vorgenommen werden. [1] Während der Installation von Microsoft Dynamics NAV 2013 kann das Microsoft Office Excel Add-In mit installiert werden. Als Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Nutzung des Add-In´s muss Microsoft Excel 2010 auf dem Rechner installiert sein. Mit dem installierten Add-In wird in der Excel-Ribbonbar ein neuer Reiter mit der Bezeichnung „Dynamics NAV“ eingefügt. Darin wird die Schaltfläche „Refresh“ zur Aktualisierung der Daten angezeigt (siehe Bild). [5]

Über die bereits erwähnten Funktionalitäten hinaus, können exportierte Daten für Pivot-Analysen genutzt, formatiert und mit Hilfe von Filtern erweitert werden. Dadurch können bspw. Hauptbucheinträge zusammengefasst dargestellt und monatsweise ausgegeben werden. Mit Hilfe von Filtern können diese Einträge bspw. nur offene Debitorenposten anzeigen. Sollte mehr als eine Tabelle für den Datenexport benötigt werden, bietet PowerPivot die Möglichkeit mit Hilfe von Abfragen auf NAV zuzugreifen. [1] Mit Hilfe von individuellen Relationen können mehrere Tabellen miteinander verknüpft werden. Dadurch werden neue Datenzusammenstellungen für Berichte möglich.

​​Abb. 2: Customer No.

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Für PowerPivot ist ebenfalls Microsoft Excel 2010 als Systemvoraussetzung notwendig und es kann über die offizielle Microsoft Download Plattform bezogen werden. [6] Mit Hilfe von PowerPivot können über NAV-Datenbanken hinaus sämtliche SQL-basierten Datenbanken ausgelesen werden.

Quellenangaben

[1]
Microsoft Corporation, Rikke Lassen, Ad Hoc Reporting with Microsoft Dynamics NAV 2013: Microsoft Office Excel Add-in, Microsoft PowerPivot for Excel, and Jet Reports Express,
URL: http://blogs.msdn.com/b/nav/archive/2012/08/30/ad-hoc-reporting-with-microsoft-dynamics-nav-2013-microsoft-office-excel-add-in-microsoft-powerpivot-for-excel-and-jet-reports-express.aspx, Stand: 12.02.13.

[2]
Microsoft Corporation, o.V., Neuerungen in Microsoft Dynamics NAV 2013,
URL: http://download.microsoft.com/download/A/B/2/AB2C2961-EAB4-4A79-85D3-8D8801114521/microsoft_dynamics_nav_2013_whatsnew_facts_sheet.pdf, Stand: 12.02.13.

[3]
Microsoft Corporation, Lars-Bo Christensen, Excel buffer using open xml instead of Excel automation,
URL: http://blogs.msdn.com/b/nav/archive/2012/10/04/excel-buffer-using-openxml-instead-of-excel-automation.aspx, Stand: 12.02.13.

[4]
Microsoft Corporation, o.V., Microsoft Dynamics NAV 2013, White Paper,
URL: http://download.microsoft.com/download/A/B/2/AB2C2961-EAB4-4A79-85D3-8801114521/microsoft_dynamics_nav_2013_feature_highlights_whitepaper.pdf , Stand: 12.02.13.

[5]
Dynamics Blog, Rene Gayer, NAV2013: System Requirements Excel –Addin,
URL: http://www.dynamicsblog.at/index.php/2012/09/26/nav2013-system-requirements-excel-addin, Stand: 26.02.13.

[6]
Microsoft Corporation, o.V., PowerPivot herunterladen,
URL: http://office.microsoft.com/de-de/excel/powerpivot-herunterladen-HA101959985.aspx, Stand: 26.02.13.